Hinweisgebersystem im Unternehmen einführen

Beschuldigte von Whistleblower-Meldungen schützen

Eine Einführung, wie Sie die Unschuldsvermutung und den Datenschutz von Beschuldigten im Verdachtsfall wahren und Ihr Unternehmen schützen.

Aktualisiert im August 2020

Nicht nur Hinweisgeber gilt es vor Repressalien und negativen Konsequenzen zu schützen. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass die Personen, die von einer Whistleblowing-Meldung betroffen sind, ausreichend geschützt werden. Dabei gilt es vor allem die Unschuldsvermutung und den Datenschutz der Beschuldigten zu wahren.

Welche Punkte müssen Unternehmen beim Schutz beschuldigter Personen beachten?

Um die Rechte des Beschuldigten nicht zu verletzen, müssen bei der Bearbeitung von Whistleblower-Hinweisen folgende Aspekte beachtet werden:

  1. Unschuldsvermutung wahren

    Für beschuldigte Personen gilt die Unschuldsvermutung, solange kein Regelverstoß nachgewiesen werden konnte. Die Compliance-Beauftragten müssen deshalb, wenn sie den Hinweisen nachgehen, sowohl belastende als auch entlastende Gesichtspunkte berücksichtigen.
  2. Identität des Beschuldigten vertraulich behandeln

    Im gesamten Untersuchungsprozess gilt es auf strikte Vertraulichkeit und Geheimhaltung zu achten. Über den Inhalt der Meldung und die Identität des Beschuldigten dürfen nur die Personen informiert werden, die für die Ermittlungen nötig sind.
  3. Datenschutz beachten

    Die 2018 in Kraft getretene europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) legt fest, dass der Beschuldigte über die Verarbeitung seiner Daten innerhalb von 30 Tagen informiert werden muss. Wenn es einen Grund zur Annahme gibt, dass der Beschuldigte den internen Untersuchungserfolg gefährden könnte, zum Beispiel, indem er Beweise vernichtet oder fälscht, darf die Information über die Datenverarbeitung auch zurückgehalten werden. Allerdings besteht laut Artikel 15 der DSGVO keine Möglichkeit des zeitlichen Aufschubs, wenn die beschuldigte Person Auskunft zu ihren Daten verlangt. Sollte sich der Verdacht als unbegründet herausstellen oder die Untersuchungen abgeschlossen sein, müssen die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
  4. Anhörung des Beschuldigten

    Aufgrund seines allgemeinen Persönlichkeitsrechts muss der Beschuldigte zumindest die Möglichkeit haben, sich gegen wahrheitswidrige Anschuldigungen zu verteidigen. Die beschuldigte Person sollte deshalb frühzeitig angehört werden. Sie hat das Recht, sich während der Untersuchung durch ein Mitglied der zuständigen Arbeitnehmervertretung oder einen Rechtsanwalt beraten und bei Anhörungen begleiten zu lassen.
  5. Richtlinien zum Schutz Beschuldigter festlegen

    Um beschuldigte Mitarbeiter zu schützen, sollten Unternehmen klare Richtlinien zur Bearbeitung von Hinweisen festlegen. Idealerweise werden die Prozesse in einer Whistleblower-Richtlinie offen im Unternehmen kommuniziert. Wichtig ist auch, dass die betroffene Person über den Ausgang der Untersuchung informiert und rehabilitiert wird, sofern sie zu Unrecht beschuldigt wurde.

Wie trägt ein digitales Hinweisgebersystem zum Schutz Beschuldigter bei?

Wie wir zeigen konnten, hat das Unternehmen im Falle eines Verdachts, Maßnahmen zu treffen, um neben dem Hinweisgeber auch den Beschuldigten zu schützen. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist die Wahrung der Anonymität und Vertraulichkeit.Dadurch kann verhindert werden, dass Informationen zu einem potenziellen Fehlverhalten an die Öffentlichkeit gelangen und die beschuldigten Personen unter Umständen zu Unrecht als Übeltäter dargestellt werden. Digitale Hinweisgebersysteme sind deshalb eine optimale Wahl, wenn es um eine sichere Übermittlung von Verdachtsfällen geht.

Solche anonyme Whistleblower-Systeme bieten aber noch weitere Vorteile. So können die zuständigen Compliance-Stellen durch einen verschlüsselten Chat, wie ihn zum Beispiel Vispato anbietet, Rückfragen an den Hinweisgeber stellen. Der Chat ermöglicht es, die Aufklärungs- und Verteidigungsinteressen des Beschuldigten zu wahren und eventuelle Falschmeldungen aufzudecken.

Fazit

Unternehmen, die ein Hinweisgebersystem einführen, sollten darauf achten, dass sie beiden Seiten gerecht werden – sowohl dem Hinweisgeber als auch dem Beschuldigten. Denn wer sicherstellt, dass beide Seiten geschützt werden, steigert das Vertrauen der Mitarbeiter in das Hinweisgebersystem und kann so mit relevanteren Meldungen rechnen.

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