Hinweisgeber­systeme – Definition, Vorteile und Anbieter

Interne Hinweise von Mitarbeitern sind das beste Mittel, um Verstöße gegen Compliance-Regeln innerhalb eines Unternehmens aufzudecken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb für die Einführung eines Hinweisgebersystems. Vor allem digitale Whistleblowing-Systeme sind auf dem Vormarsch und dienen Unternehmen und Organisationen dazu, Fälle von mutmaßlichem Fehlverhalten sicher zu bearbeiten. Mitarbeiter oder Mitglieder haben mit Software-Lösungen wie Vispato die Möglichkeit, Hinweise auf Korruption, Machtmissbrauch oder sexuelle Belästigung anonym an eine zuständige Stelle zu melden. Warum das nicht auch einfach mit einer zentralen E-Mail-Adresse geht und wie ein solches System das Vertrauen in die Organisation stärkt, erfahren Sie hier.

Vispato

Unternehmens­gestütztes Whistleblowing: Was sind die Vorteile und wo lauern Gefahren?

Unternehmen, die internes Whistleblowing professionell ermöglichen, stärken ihr Vertrauen bei Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Die Angestellten können sich sicher sein, bei Verdacht auf Fehlverhalten eine Anlaufstelle zu haben. Die Fälle können dann zeitnah bearbeitet und so potenzieller Schaden abgewendet werden.

Wird Whistleblowing jedoch nicht professionell begleitet und gibt es keinen klaren Rahmen für das Melden von Hinweisen, kann schnell eine Kultur des „Verpetzens“ entstehen, bei der genau das Gegenteil erwirkt wird. Das Vertrauen wird dann eher geschädigt, da sich Vorgesetzte und Belegschaft mit gegenseitigen Anschuldigungen überziehen. Diese Gefahr besteht beispielsweise, wenn die Anonymität der Meldenden und die Unabhängigkeit des Systems von der Unternehmensführung nicht gewährleistet sind. Ein sicheres, professionelles System ist also unabdingbar, um internes Melden sinnvoll zu gestalten.

Vorteile
Vispato stärkt das Vertrauen bei Mitarbeitern und Geschäftspartnern

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Als Hinweisgebersystem bezeichnet man allgemein einen Kanal, welcher die vertrauliche Meldung potenzieller oder tatsächlicher Rechtsverstöße an eine geeignete Stelle ermöglicht. Für Letztere kommen sowohl interne als auch externe Personen, beziehungsweise Systeme, in Betracht.

Die Unternehmensleitung soll über die durch das Hinweisgebersystem erhaltenen Informationen in die Lage versetzt werden, den genannten Sachverhalt aufzuklären, auf einen festgestellten Pflichtverstoß zu reagieren und das Risiko von Wiederholungen zu mindern. Ein Hinweisgebersystem trägt damit zur internen Qualitätssicherung bei. Nach außen hin werden Haftungsfälle und Reputationsschäden vermieden. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems wirkt aber auch in dem Sinne präventiv, dass Pflichtverstöße erst gar nicht begangen werden – aufgrund der Gefahr, dass sie gemeldet werden.

Hinsichtlich der Efektivität eines Hinweisgebersystems reicht es jedoch nicht aus, Mitarbeitern lediglich die Möglichkeit zu geben, Hinweise auf potenzielle oder tatsächliche Pflichtverstöße zu geben. Die Regelungen des Qualitätssicherungssystems sollten Mitarbeiter vielmehr zu einer Anzeige ermutigen und bei eindeutigen oder schwerwiegenden Verstößen sogar verpflichten.

Was kann gemeldet werden?

Mitarbeiter sind dazu aufgefordert, jegliches regelwidriges Verhalten an das Hinweisgebersystem zu melden. Darunter kann zum Beispiel der Verdacht auf strafbare Handlungen wie Korruption, Geldwäsche, Diebstahl oder sexuelle Belästigung fallen. Hierbei muss die Tat nicht nachgewiesen sein, es genügt ein Verdacht. Für das Unternehmen kann auch dieser Hinweis sehr wichtig sein.

Meldung

Aber auch auf Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien und Verordnungen sowie ethische Regeln sollte das Unternehmen aufmerksam gemacht werden. Dazu gehört zum Beispiel die Gleichstellung von Mann und Frau oder herabsetzendes Verhalten von Vorgesetzten.

Nicht akzeptiert werden sollten bewusst falsche Anschuldigungen, Mobbing oder Vergeltung aufgrund von Unzufriedenheit. In internen Richtlinien zur Nutzung des Meldekanals sollten Sie klarstellen, für welche Art von Kommunikation der Kanal dient und auch benennen, welche Hinweise nicht bearbeitet werden. Darunter fallen beispielsweise Sachverhalte, die das Unternehmen nicht betrefen wie private Angelegenheiten.

Erhöhen anonyme Meldungen die Gefahr des Missbrauchs?

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie anonyme Meldungen zulassen sollen. Sie befürchten, dass durch anonyme Hinweisgebersysteme die Missbrauchsgefahr steigt. Aktuelle Studien zeigen jedoch, dass der Prozentsatz an Hinweisen, die auf absichtliche Falschmeldungen schließen lassen, durch die Möglichkeit anonymer Meldungen nicht wesentlich steigt. Viel mehr ist zu beobachten, dass der Schutz der Anonymität den Hinweisgebern die Angst vor Repressalien nimmt, wodurch mehr relevante Meldungen abgegeben werden.

Ein großer Nachteil anonymer Meldungen liegt normalerweise darin, dass keine Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen möglich ist. Oftmals ist es dadurch schwierig, die Meldung umfassend aufzuklären, weil zum Beispiel wichtige Informationen fehlen. Ein digitales Hinweisgebersystem vereint die Anonymität des Whistleblowers mit einer sicheren Kommunikationsmöglichkeit und stellt so eine optimale Lösung dar.

Wer braucht ein Hinweisgebersystem?

In Deutschland sind bislang nur bestimmte Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ein Compliance Management System einzuführen. Dazu zählen unter anderem Finanz- und Kreditinstitute, Wertpapierdienstleistungs- und Versicherungsunternehmen sowie Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz.

Hierzu gehören nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG:

  • Wirtschafts­prüfer
  • vereidigte Buchprüfer sowie
  • Wirtschaftsprüfungs­gesellschaften
  • und Buchungsprüfungs­gesellschaften,
sofern sie beruflich tätig werden.

Das Kreditwesengesetz (§ 25a KWG) fordert daneben von Finanz- und Kreditinstituten, einen Prozess einzurichten, der es Mitarbeitern unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität ermöglicht, über Verstöße an geeigneter Stelle zu berichten. Dabei geht es sowohl um potenzielle als auch tatsächliche Verstöße gegen bestimmte Rechtsvorschriften sowie etwaige strafbare Handlungen innerhalb des Unternehmens.

Änderungen durch die EU-Whistleblower Richtlinie

Seit Dezember 2019 sieht die EU-Direktive 2019/1937 nun eine Ausweitung der bisherigen Gesetze auf unzählige europäische Unternehmen vor. Mit der Einführung der Richtlinie soll eine ofene und transparente Gesellschaft entstehen, die ohne Furcht vor Repressalien Missstände aufdecken und unterbinden kann. Zu diesem Zweck wurde in den letzten zwei Jahren die Rechtsdurchsetzung angeglichen. So sollen nun sichere und vertrauliche Meldekanäle (siehe „Den richtigen Anbieter finden“ [Sprungmarke]) garantieren, dass die Meldung von Verstößen anonymisiert und frei von Konsequenzen behandelt wird. Eine zivil-, verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgung entfällt für den Hinweisgeber. Whistleblower werden dazu ermutigt, zunächst die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Kanäle zu nutzen. An die Öfentlichkeit und die Medien sollte erst herangetreten werden, wenn zum Beispiel nach der ersten Meldung keine geeigneten Maßnahmen ergrifen wurden oder eine unmittelbare oder ofensichtliche Gefahr für das öfentliche Interesse besteht.

EU

Das Europäische Parlament und der Europäische Rat gaben den EU-Mitliedsländern bis zum 17. Dezember 2021 Zeit, die neuen Richtlinien in das nationale Recht zu integrieren. Zwar wurde der deutsche Referentenentwurf zunächst abgelehnt, doch mit der Veröfentlichung des Koalitionsvertrag wird klar, dass die EU-Whistblower-Richtlinie schon bald Anwendung findet.

Betrofen von der EU-Direktive sind in Deutschland in erster Linie juristische Personen, die im öfentlichen Sektor arbeiten. Somit weitet sich das bestehende Gesetz von der Finanzbranche nun ebenfalls auf den juristischen Bereich aus. Doch tatsächlich werden alle deutschen Unternehmen, die über mehr als 50 Personen beschäftigen, zur Integration eines Hinweisgebersystems verpflichtet. Dementsprechend werden mehr als 100.000 Unternehmen bis Ende 2021 zum Handeln gezwungen. Großkonzerne, die bis zu 249 Mitarbeiter beschäftigen, profitieren von einer Umsetzungsfrist bis 2023.

Mehr zur EU-Whistleblower-Richtlinie erfahren

Wer kann Compliance-Verstöße melden?

Grundsätzlich kann jede Person in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation das Hinweisgebersystem nutzen und Verstöße melden. Durch die neue EU-Richtlinie werden ausdrücklich nicht nur interne und feste Mitarbeiter, sondern auch Praktikanten, Ehrenamtler und Selbstständige geschützt. Darüber hinaus bieten auch immer mehr Unternehmen Außenstehenden, wie zum Beispiel Lieferanten oder Kunden, die Möglichkeit Hinweise zu Verstößen zu melden.

Die Hinweise landen dann bei den Personen, die Sie für die Bearbeitung bestimmt haben, wie etwa eigens angestellte Compliance-Beauftragte. Grundsätzlich sollte es sich möglichst um Personen handeln, die im Unternehmen ein hohes Vertrauen genießen, sowohl von der Belegschaft als auch von der Geschäftsführung. Gleichzeitig müssen die Verantwortlichen oft auch unbequeme Dinge ansprechen und diese unabhängig bewerten können. Aus diesem Grund ist es in der Regel ratsam, wenn die Ansprechpartner für die Bearbeitung von Hinweisen nicht aus der Geschäftsführung kommen, um Interessenskonflikte zu vermeiden.

Wie genau geht der Meldeprozess vonstatten?

Die Möglichkeit zur Meldung von Hinweisen muss den Mitarbeitern bekannt und zugänglich sein, um den Meldeprozess zu gewährleisten. Darunter fallen auch die Richtlinien, wie Meldungen verfasst werden.

Wichtig ist, dass der jeweilige Hinweis so umfangreich wie möglich geschildert wird, um ihn tatsächlich bearbeiten zu können. Eine Orientierung geben die fünf W-Fragen, die möglichst alle bei der Gabe von Hinweisen beantwortet sein sollten:

  1. Wer?
  2. Was?
  3. Wann?
  4. Wie?
  5. Wo?

Hinweise sollten möglichst auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Je nach Möglichkeit des gewählten Meldekanals ist es sinnvoll, wenn weitere Rückfragen – natürlich unter Wahrung der Anonymität – ermöglicht werden.

Grundsätzlich verläuft die Hinweisgabe gemäß folgendem Prozess:

EU

Welche Hinweisgebersysteme gibt es für Betriebe?

Grundsätzlich steht der direkte Kontakt zu öfentlichen Stellen, wie etwa der Polizei oder dem Finanzamt, jeder Person ofen. Hier ist allerdings die Hemmschwelle zur Anzeige vermeintlich „kleinerer“ Delikte recht groß. Auch ist es für Betrofene schwierig einzuschätzen, inwiefern die vollständige Anonymität gewahrt werden kann, wie schnell Anliegen bearbeitet werden und welche Konsequenzen sich letztlich ergeben werden. Eine webbasierte Meldestelle kann diese Bedenken schnell beiseite räumen und eine unkomplizierte Meldung aller Verstöße ermöglichen. Firmen können sich hierbei grundsätzlich zwischen vier verschiedenen Whistleblowing-Kanälen entscheiden:

Telefonische Hotline

Bei telefonischen Meldungen stellt insbesondere die Anonymität des Hinweisgebers beziehungsweise die Verschwiegenheit der verantwortlichen Personen eine Hürde dar. Der Hinweisgeber kann sich nicht sicher sein, mit wem er telefoniert, ob die eigene Stimme erkannt wird und wie mit der Meldung umgegangen wird. Aus Sorge um die Wahrung der Identität greift er im Zweifelsfall nicht zum Telefonhörer. Ein weiterer großer Nachteil der telefonischen Entgegennahme von Hinweisen ist, dass ein weiterer Kontakt zum Hinweisgeber meist nicht möglich ist. Eventuelle Rückfragen bleiben somit unbeantwortet und erschweren die Aufklärung des Falls.

E-Mail-Postfach

Durch die Einrichtung einer E-Mail-Adresse können Hinweisgeber Meldungen rund um die Uhr kommunizieren. Doch auch hier stellt sich die Frage nach der Wahrung der Identität des Hinweisgebers. Schließlich können E-Mails abgefangen werden und in falsche Hände geraten. Bedacht werden sollte auch, dass die Hinweisabgabe nur der erste Schritt ist. Eine sichere und anonyme Kommunikation für weitere Rückfragen ist bei dieser Lösung nicht möglich.

Vermittler / Ombudsmann

Bei einem Ombudsmann handelt es sich um eine externe Stelle, die mit der Entgegennahme von Meldungen betraut wird. Meist übernehmen Rechtsanwälte diese Aufgabe. Auch hier kann sich der Hinweisgeber nicht zu 100 Prozent sicher sein, dass seine Identität anonym bleibt – schließlich ist der Ombudsmann im Auftrag des Unternehmens tätig. Ein weiterer großer Nachteil ist die Erreichbarkeit. Meist können Ombudspersonen oder Vermittler nur während festgelegter Bürozeiten kontaktiert werden.

Hinweisgebersysteme wie Vispato

Um sinnvolle Hinweise zu erhalten, ist es entscheidend, dass sich der Hinweisgeber vertraulich an eine Meldestelle wenden kann. Alle genannten Optionen haben allerdings gemein, dass sie keine komplette Anonymität bieten können. Digitale Hinweisgebersysteme als vierte Option stellen hier eine einfache, praktikable und sichere Lösung dar. Wer sich für ein professionelles, softwaregestütztes System entscheidet, sichert die vollständige Anonymität des Whistleblowers und profitiert daneben von weiteren Vorteilen. So ist etwa eine ständige Erreichbarkeit und Ortsunabhängigkeit gegeben, sodass Hinweise rund um die Uhr von allen Standorten gesendet werden können. Auch kann die zuständige Stelle den Kontakt zum Hinweisgeber anonym halten, Rückfragen stellen und über das Ergebnis der Untersuchungen informieren. Schließlich sind ein Dialog und Rückfragen oftmals für den Erfolg der Untersuchungen entscheidend. Hinzu kommen die einfache Dokumentation, Archivierung und Datenanalyse, die für diejenigen, die die Hinweise bearbeiten, eine große Arbeitserleichterung darstellt.

Die Möglichkeiten im Vergleich

Grundsätzlich steht der direkte Kontakt zu öfentlichen Stellen, wie etwa der Polizei oder dem Finanzamt, jeder Person ofen. Hier ist allerdings die Hemmschwelle zur Anzeige vermeintlich „kleinerer“ Delikte recht groß. Auch ist es für Betrofene schwierig einzuschätzen, inwiefern die vollständige Anonymität gewahrt werden kann, wie schnell Anliegen bearbeitet werden und welche Konsequenzen sich letztlich ergeben werden. Eine webbasierte Meldestelle kann diese Bedenken schnell beiseite räumen und eine unkomplizierte Meldung aller Verstöße ermöglichen. Firmen können sich hierbei grundsätzlich zwischen vier verschiedenen Whistleblowing-Kanälen entscheiden:

"Senden Sie eine E-Mail" E-Mail
senden
"Melden Sie Badenken an Ihre Vorgesetzten" An Vor­gesetzten
melden
"Nutzen Sie einen Ombudsmann" Ombuds­mann
nutzen
Vispato Hinweis­gebersystem Vispato
Anonymität?
Die E-Mail-Adresse des Absenders ist bekannt und nachvollziehbar.
Ihr Vorgesetzter und andere Mitarbeiter werden genau wissen, wer das Fehlverhalten gemeldet hat.
Mitarbeiter können vom Ombudsmann leicht erkannt werden.
Vispato sammelt keine Informationen, um den Hinweisgeber zu identifizieren.
Sicherheit?
E-Mails können leicht gelöscht oder weitergeleitet werden.
Vorgesetzte benötigen nach wie vor eine sichere Methode zur Aufzeichnung der Anliegen der Mitarbeiter.
Der Ombudsmann muss die Falldaten irgendwo aufzeichnen - aber Sie müssen prüfen, ob dies auf sichere Weise geschieht
Mit internen und externen Sicherheitsmaßnahmen hat niemand außerhalb Ihrer Organisation Zugang zu den Daten (nicht einmal wir).
Kostenefzienz? Kosten­efzienz?
Im Vergleich zu Vispato kosten die meisten Hotlines deutlich mehr pro Mitarbeiter.
Vispato kostet 99€ pro Monat.
Konformität mit den wichtigsten Datenschutz- und Whistleblowing-Gesetzen? Konformität
Datenschutz- &
Whistleblowing­-Gesetzen
Whistleblowing-Bestimmungen wie die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen erfordern spezielle interne Meldewege, um die Anonymität der Hinweisgeber zu gewährleisten.
Whistleblowing-Bestimmungen wie die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen erfordern spezielle interne Meldewege, um die Anonymität der Hinweisgeber zu gewährleisten.
Jetzt müssen Sie den Anbieter überprüfen, um zu sehen, wie er mit Daten umgeht und welche Schritte er unternimmt, um die Vorschriften einzuhalten - ein zeitaufwändiger Aufwand.
Vispato Vispato ist eine sichere und anonyme Lösung, die Ihnen hilft, alle wichtigen relevanten Gesetze einzuhalten.

Den richtigen Anbieter finden

Bereits im Jahr 2004 sah sich Daimler nach Schmiergeldvorwürfen dazu gezwungen, das unternehmensinterne Whistleblower-System „Business Practices Ofce“, kurz BPO, einzuführen. Seitdem gelingt es dem deutschen Autokonzern jedes Jahr zehn bis fünfzehn Fälle aufzudecken und zu lösen. Mit seiner Vorreiterrolle zeigt das Unternehmen, das Hinweisgeber-Software einwandfrei funktionieren kann.

Für die Großzahl an Firmen ist eine eigens entwickelte Lösung natürlich nicht nötig. Hierfür gibt es eine Bandbreite von Unternehmen, die sich auf die Begleitung von digitalem Whistleblowing spezialisiert haben. Viele dieser Anbieter haben ihre Leistungen jedoch meist primär auf die Compliance-Bedürfnisse von Großkonzernen zugeschnitten und dürften gerade für mittelständische Unternehmen momentan noch zu teuer sein. Das digitale Hinweisgebersystem von Vispato richtet sich dagegen vor allem an Wirtschaftsprüfer sowie kleine und mittelständische Unternehmen. Wir empfehlen eine Betrachtung der folgenden Punkte, um die Auswahl eines passenden Hinweisgebersystem-Anbieters zu erleichtern:

Marktvergleich

Untersuchen Sie die angebotenen Systeme auf Funktionen, Sicherheit, Datenschutz und Serverstandorte. Werden Ihre individuellen Bedürfnisse abgedeckt? Ist das jeweilige System wirklich sicher?

Unternehmensgröße

Ist das jeweilige Hinweisgebersystem für Sie richtig dimensioniert? Können viele Hinweise schnell bearbeitet werden oder wird bei kleineren Unternehmen tatsächlich die Anonymität hundertprozentig geschützt?

Preis-Leistungs-Verhältnis

Gehen Sie die Gesamtkosten der technischen Lösung durch und finden Sie heraus, ob es „versteckte“ Kosten gibt.

Preis-Leistungs-Verhältnis

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Warum sich unsere Kunden für Vispato entscheiden

Qualität

Das gewählte Hinweisegebersystem wird mehrere Jahre im Einsatz sein. Trefen Sie Ihre Entscheidung nicht übereilt, sondern wählen Sie mit Bedacht eine Software, die modernsten Anforderungen standhält.

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Was kostet eine Whistleblowing-Software?

Mit einem professionellen Hinweisgebersystem können Sie viel Geld sparen! Denn zum einen steigern Sie das Vertrauen von Mitarbeitern und Kunden in Ihre Organisation und stärken so die Basis für langfristige Zusammenarbeit. Zum anderen können Sie wirtschaftliche Schäden frühzeitig aufdecken oder im besten Fall, bevor sie entstehen. Auf diese Weise ist das Hinweisgebersystem für Unternehmen auch ein finanzieller Vorteil.

Bei Vispato erhalten Sie das Komplettpaket für nur 99 Euro pro Monat. Damit können Sie unbegrenzt Hinweise empfangen, beliebig viele Ansprechpartner hinzufügen, haben unbegrenzten Speicher, sind absolut DSGVO-Konform und haben viele weitere Vorteile. Das Paket eignet sich sowohl für kleine, mittelständische als auch große Unternehmen.

Diamant

Mehr zu unseren Preisen und dem Leistungsumfang finden Sie hier.

Preis und Leistungen ansehen

Wie genau geht der Meldeprozess vonstatten?

  1. Schutz der Anonymität von Hinweisgebern:

    Achten Sie bei der Einrichtung Ihres Whistleblowersystems auf die strikte Wahrung der Anonymität von Hinweisgebern. Alle geltenden Sicherheitsstandards müssen erfüllt sein. Nur wer die Identität von potenziellen Whistleblowern schützt, schaft Vertrauen und wird mehr relevante Meldungen erhalten.

  2. Klare Kommunikation im Unternehmen:

    Die unternehmensinterne Kommunikation spielt bei der Einführung von digitalen Hinweisgebersystemen eine entscheidende Rolle. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld über den Ablauf und sensibilisieren Sie sie für aktuelle Compliance-Themen. Darüber hinaus muss ein Prozess für den Umgang mit Hinweisen entwickelt werden.

  3. Anspruchsgruppen außerhalb des Unternehmens einbeziehen:

    Nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Anspruchsgruppen außerhalb Ihres Unternehmens, wie zum Beispiel Kunden oder Lieferanten, sollten die Möglichkeit haben, Compliance-Verstöße zu melden.

  4. Hinweisgebersystem in Compliance-Maßnahmen einbetten:

    Das Hinweisgebersystem sollte nicht als isolierte Maßnahme betrachtet werden. Etablieren Sie es als Teil umfassender Compliance-Maßnahmen.

  5. Nutzen irrelevanter Meldungen erkennen:

    Auch vermeintlich irrelevanten Meldungen, die keinen direkten Compliance-Bezug haben, sollte Aufmerksamkeit geschenkt werden. Solche Meldungen können dazu beitragen, die Organisation Ihres Unternehmens zu verbessern.

Wie lange dauert die Einführung einer webbasierten Hinweisgeber-Lösung (z.B. Vispato)?

Wie lange es dauert, bis Ihre Mitarbeiter einen zuverlässigen Meldekanal nutzen können, ist individuell von Anbieter zu Anbieter verschieden. Die Dauer hängt dabei maßgeblich davon ab, ob Sie individuelle Konfigurationen vornehmen müssen, die für Ihr Unternehmen speziell sind. Bei Vispato dauert die Einführung lediglich wenige Minuten. Sie erstellen ein Benutzerkonto auf unserer Webseite und erhalten anschließend sofort den Link zu Ihrer eigenen Vispato-Hinweisgeberseite. Sie können bei Bedarf unseren Support in Anspruch nehmen oder aber die Einrichtung eigenständig durchführen. Anschließend kommunizieren Sie das System in Ihrem Firmen-Intranet oder über sonstige Kanäle an Ihre Mitarbeiter. Damit haben Sie die Einrichtung abgeschlossen.

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