Hinweisgebersystem im Unternehmen einführen

Ihre erste Meldung als Hinweisgeber

Eine kurze Anleitung mit hilfreichen Tipps und wie Sie Ihre Anonymität und persönliche Sicherheit im Unternehmen wahren.

Aktualisiert im August 2021

Oftmals sind sich Mitarbeiter unsicher, wie sie handeln sollen, wenn sie einen Verstoß gegen interne Compliance-Richtlinien beobachten. Wir möchten Ihnen deshalb im Folgenden häufige Fragen rund um das Thema Whistleblowing beantworten und Ihnen wichtige Tipps mit an die Hand geben, die Sie als Hinweisgeber beherzigen sollten.

Welchen Kanal nutze ich für meine Meldung?

Die am 16.04.2019 verabschiedete neue EU-Whistleblower-Richtlinie ermutigt Hinweisgeber dazu, zunächst die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Kanäle zu nutzen. An die Öffentlichkeit und die Medien sollte erst herangetreten werden, wenn zum Beispiel nach der ersten Meldung keine geeigneten Maßnahmen ergriffen wurden oder eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse besteht.

Welche Verstöße sollen von Hinweisgebern gemeldet werden?

Als Mitarbeiter sind Sie dazu aufgefordert, jegliches regelwidriges Verhalten zu melden. Darunter können zum Beispiel strafbare Handlungen wie Korruption, Geldwäsche, Diebstahl etc. fallen. Aber auch auf Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien und Verordnungen sowie ethische Regeln sollte das Unternehmen aufmerksam gemacht werden.

Ist ein Verdacht für eine Meldung ausreichend?

Egal, wie klein der Verdacht auch sein mag, jeder Hinweis kann für das Unternehmen entscheidend sein. Die Durchführung der Untersuchung, die Erhebung von Beweisen und die Einleitung gegebenenfalls erforderlicher Maßnahmen ist dann die Aufgabe der Compliance-Beauftragten.

Wer kann Compliance-Verstöße melden?

Grundsätzlich kann jeder Verstöße in einem Unternehmen oder einer Organisation melden. Durch die neue EU-Richtlinie werden ausdrücklich nicht nur interne und feste Mitarbeiter, sondern auch Praktikanten, Ehrenamtler und Selbstständige geschützt. Darüber hinaus bieten auch immer mehr Unternehmen Außenstehenden, wie zum Beispiel Lieferanten oder Kunden, die Möglichkeit Hinweise zu Verstößen zu melden.

Was muss ich bei der Meldung von Verstößen beachten?

Damit Ihr Hinweis angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es sehr wichtig, dass Ihre Meldung so konkret wie möglich ist. Idealerweise beantworten Sie die fünf folgenden W-Fragen:

  • Wer?
  • Was?
  • Wann?
  • Wie?
  • Wo?

Als Hinweisgeber sollten Sie zudem darauf achten, dass Ihr Hinweis auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden kann. Je nach Möglichkeit des gewählten Meldekanals ist es sinnvoll, wenn Sie für weitere Rückfragen zur Verfügung stehen.

Muss ich als Hinweisgeber mit Konsequenzen rechnen?

Die neue EU-Verordnung hat es sich zum Ziel gemacht, einen europaweiten Standard zum Schutz von Hinweisgebern zu garantieren. Hinweisgeber und ihre Unterstützer profitieren von einem besonderen Rechtsschutz, der alle Formen von Vergeltungsmaßnahmen verhindern soll. Dazu zählen zum Beispiel Entlassung, Degradierung, Mobbing etc.

Um sicherzugehen, sollten Sie jedoch darauf achten, dass bei der Meldung Ihre Anonymität stets gewahrt bleibt. Ideal ist es, wenn Sie ein digitales Hinweisgebersystem nutzen können.

Schutz von Hinweisgebern durch digitale Whistleblower-Systeme

Webbasierte Meldesysteme bieten Hinweisgebern einen umfassenden Schutz. Im Gegensatz zu anderen Möglichkeiten wie Telefon-Hotline, E-Mail-Postfach oder Ombudsmann können Sie sich sicher sein, dass Ihre Meldung vollkommen anonym bleibt. Eine technische Rückverfolgung der dort gemeldeten Hinweise ist nicht möglich. So müssen Sie keine Angst vor negativen Konsequenzen haben.

Digitale Whistleblower-Systeme bieten zudem die Möglichkeit, dass Unternehmen Rückfragen an den Hinweisgeber stellen können. So steht Ihnen bei Vispato eine verschlüsselte Nachrichtenfunktion zur Verfügung, über die der Hinweisgeber und das Unternehmen anonym kommunizieren können.

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