Hinweisgebersystem im Unternehmen einführen

Hinweisgebersystem im Unternehmen einführen

Eine Einführung in die gelebte Compliance-Kultur. Worauf Sie achten sollten und wie Sie Fehler vermeiden.

Aktualisiert im August 2020

Rechtliche Grundlagen: Wer muss ein Hinweisgebersystem einführen?

In Deutschland sind bislang nur bestimmte Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ein Compliance Management System einzuführen. Dazu zählen unter anderem Finanz- und Kreditinstitute, Wertpapierdienstleistungs- und Versicherungsunternehmen sowie Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz.

Das Kreditwesengesetz (§ 25a KWG) fordert von Finanz- und Kreditinstituten einen Prozess einzurichten, der es Mitarbeitern unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität ermöglicht, über Verstöße an geeigneter Stelle zu berichten. Dabei geht es sowohl um potenzielle als auch tatsächliche Verstöße gegen bestimmte Rechtsvorschriften sowie etwaige strafbare Handlungen innerhalb des Unternehmens.

Nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG sind Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer sowie Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Buchungsprüfungsgesellschaften – sofern sie beruflich tätig werden – Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. § 6 Abs. 5 GwG erfordert ein Hinweisgebersystem zu errichten, über das Mitarbeiter mögliche Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften melden können.

Aber auch alle anderen Unternehmen müssen sich 2019 auf eine Verschärfung der Gesetze zum Hinweisgeberschutz einstellen. Neben den nationalen Gesetzen wird dabei vor allem die Umsetzung der europäischen Whistleblower-Richtlinie wegweisend sein.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem muss die vertrauliche Meldung potenzieller oder tatsächlicher Rechtsverstöße an eine geeignete Stelle ermöglichen. Als geeignete Stelle kommen sowohl interne als auch externe Personen beziehungsweise Systeme in Betracht.

Die Unternehmensleitung soll über die durch das Hinweisgebersystem erhaltenen Informationen in die Lage versetzt werden, den genannten Sachverhalt aufzuklären, auf einen festgestellten Pflichtverstoß zu reagieren und das Risiko von Wiederholungen zu mindern. Ein Hinweisgebersystem trägt damit zur internen Qualitätssicherung bei. Nach außen hin werden Haftungsfälle und Reputationsschäden vermieden. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems wirkt aber auch in dem Sinne präventiv, dass Pflichtverstöße erst gar nicht begangen werden – aufgrund der Gefahr, dass sie gemeldet werden.

Hinsichtlich der Effektivität eines Hinweisgebersystems reicht es jedoch nicht aus, Mitarbeitern lediglich die Möglichkeit zu geben, Hinweise auf potenzielle oder tatsächliche Pflichtverstöße zu geben. Die Regelungen des Qualitätssicherungssystems sollten Mitarbeiter vielmehr zu einer Anzeige ermutigen und bei eindeutigen oder schwerwiegenden Verstößen sogar verpflichten.

Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems

Für die Einführung eines Hinweisgebersystems müssen Verfahrensregelungen festgelegt werden, die in der Praxis bekannt gemacht und angewendet werden. Neben der Benennung einer Stelle, an die berichtet werden kann, zählt hierzu die Festlegung des weiteren Vorgehens, wie zum Beispiel die Zuständigkeit für die Untersuchung, Entscheidung über etwaige Maßnahmen und gegebenenfalls eine Rückmeldung an den Hinweisgeber, wenn dies unter Wahrung der Identität möglich ist.

Externe oder interne Stelle zur Entgegennahme von Hinweisen?

Bei der Ausgestaltung von Hinweisgebersystemen unterscheidet man zwischen internen und externen Stellen, an die berichtet werden kann. Bei einer internen Umsetzung ist das Hinweisgebersystem an eine interne Stelle des Unternehmens angehängt, wie zum Beispiel die Rechtsabteilung. Für die Abgabe von Meldungen werden spezielle Telefonnummern oder E-Mail-Adressen eingerichtet.

Ein Vorteil interner Hinweisgebersysteme ist, dass sich Meldungen meist effizienter aufklären lassen. Ist die Identität der meldenden Person bekannt, können Rückfragen gestellt werden und der Hinweisgeber über das Ergebnis der Ermittlung und getroffene Maßnahmen informiert werden. Zugleich ist die mangelnde Anonymität des Systems aber auch ein großer Nachteil. Aus Angst vor negativen Konsequenzen (zum Beispiel Kündigung) könnten Mitarbeiter abgeschreckt sein, eine Meldung abzugeben. Eine solche interne Stelle muss deshalb ausdrücklich verpflichtet werden, die Identität des Hinweisgebers zu wahren – und zwar gegenüber allen anderen Angehörigen des Unternehmens.

Da potenzielle Hinweisgeber Zweifel haben könnten, dass bei einer internen Stelle Ihre Identität vertraulich behandelt wird, empfiehlt es sich, zusätzlich oder ausschließlich eine externe Stelle zur Entgegennahme von Hinweisen einzurichten. Zu den bedeutsamsten externen Hinweisgebersystemen zählen Ombudsmann-Modelle und webbasierte Hinweisgebersysteme.

Bei einem Ombudsmann-Modell wird eine externe, unabhängige Person mit der Entgegennahme von Hinweisen betraut. In der Regel handelt es sich dabei um Rechtsanwälte. Der Ombudsmann leitet die eingehenden Meldungen an das Unternehmen weiter – auf Wunsch des Hinweisgebers auch anonym.

Der Vorteil eines Ombudsmann-Modells ist, dass es aufgrund der Stellung außerhalb des Unternehmens, möglicherweise ein höheres Vertrauen bei den Mitarbeitern genießt. Trotzdem könnte es sein, dass die Mitarbeiterschaft diesem Meldekanal kein Vertrauen schenkt, da der Ombudsmann im Auftrag und Interesse des Unternehmens tätig wird. Der potenzielle Hinweisgeber könnte der Zusicherung von Anonymität und Vertraulichkeit kein Vertrauen schenken.

Webbasierte Hinweisgebersysteme – wie zum Beispiel die Lösung von Vispato – ermöglichen es, Meldungen über eine verschlüsselte Web-Anwendung zu übermitteln. Die Meldung wird dann anonym an das Unternehmen weitergeleitet. Bei manchen webbasierten Systemen steht zudem ein passwortgeschützter Postkasten beziehungsweise Chat zur Verfügung, über den der Hinweisgeber anonym mit dem Unternehmen kommunizieren kann, zum Beispiel um eventuelle Rückfragen zu beantworten.

Der große Vorteil webbasierter Lösungen ist, dass der Hinweisgeber aufgrund der technischen Zusicherung seiner Anonymität eine geringere Hemmschwelle hat, eine Meldung abzugeben. Eine solche externe Lösung ist deshalb besonders empfehlenswert für die Einführung eines Hinweisgebersystems.

Tipps zur Einführung von Hinweisgebersystemen

  1. Schutz der Anonymität des Hinweisgebers: Richten Sie ein anonymes Hinweisgebersystem ein, das alle geltenden Sicherheitsstandards erfüllt. Wer die Identität von potenziellen Hinweisgebern schützt, schafft Vertrauen und wird mehr relevante Meldungen erhalten.
  2. Kommunikation im Unternehmen: Die unternehmensinterne Kommunikation spielt bei der Einführung von Hinweisgebersystemen eine entscheidende Rolle. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld über den Ablauf und sensibilisieren Sie sie für aktuelle Compliance-Themen. Darüber hinaus muss ein Prozess für den Umgang mit Hinweisen entwickelt werden.
  3. Anspruchsgruppen außerhalb des Unternehmens einbeziehen: Nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Anspruchsgruppen außerhalb Ihres Unternehmens, wie zum Beispiel Kunden oder Lieferanten, sollten die Möglichkeit haben, Compliance-Verstöße zu melden.
  4. Hinweisgebersystem in Compliance-Maßnahmen einbetten: Das Hinweisgebersystem sollte nicht als isolierte Maßnahme betrachtet werden. Etablieren Sie es als Teil umfassender Compliance-Maßnahmen.
  5. Nutzen irrelevanter Meldungen erkennen: Auch vermeintlich irrelevanten Meldungen, die keinen direkten Compliance-Bezug haben, sollte Aufmerksamkeit geschenkt werden. Solche Meldungen können dazu beitragen, die Organisation Ihres Unternehmens zu verbessern.

Fazit

Hinweisgebersysteme werden in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen – und zwar nicht nur für die Unternehmen und Praxen, die bereits jetzt schon gesetzlich verpflichtet sind, solche Meldesysteme anzubieten. Für die Effektivität des Hinweisgebersystems ist es sehr wichtig, dass vollständige Vertraulichkeit und Anonymität gewährleistet wird. Die Hemmschwelle die der Hinweisgeber überwinden muss, ist bei externen Systemen geringer als bei internen Meldestellen. Besonders geeignet sind webbasierte Lösungen.

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