Wer benötigt ein Hinweisgebersystem in Deutschland?

Wer benötigt ein Hinweisgebersystem?

Ein Überblick, wer in Deutschland zu einem Hinweisgebersystem verpflichtet ist und wie andere Unternehmen ebenfalls profitieren können.

Aktualisiert im August 2020

Interne Hinweise von Mitarbeitern sind das beste Mittel, um Verstöße gegen Compliance-Regeln innerhalb eines Unternehmens aufzudecken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb für die Einführung eines Hinweisgebersystems. Vor allem digitale Whistleblowing-Systeme sind auf dem Vormarsch. Wir haben Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um anonyme Hinweisgebersysteme im Überblick.

Reicht eine Hotline, eine E-Mail-Adresse oder ein Ombudsmann nicht aus?

Viele Unternehmen fragen sich, ob es wirklich ein digitales System sein muss, wenn es um die Etablierung eines Whistleblowing-Systems geht. Schließlich stehen mit Hotlines, E-Mail-Adressen oder einem Ombudsmann weitere Möglichkeiten für die Umsetzung zur Verfügung.

Um sinnvolle Hinweise zu erhalten, ist es entscheidend, dass sich der Hinweisgeber vertraulich an eine Meldestelle wenden kann. Doch Hotlines, E-Mail-Meldungen oder Ombudsstellen können keine komplette Anonymität bieten. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Schwachstellen der jeweiligen Lösungen aufzeigen.

Telefonische Hotline

Bei telefonischen Meldungen stellt insbesondere die Anonymität des Hinweisgebers beziehungsweise die Verschwiegenheit der verantwortlichen Personen eine Hürde dar. Der Hinweisgeber kann sich nicht sicher sein, mit wem er telefoniert und wie mit seiner Meldung umgegangen wird. Aus Sorge um die Wahrung seiner Identität greift er im Zweifelsfall nicht zum Telefonhörer. Ein weiterer großer Nachteil der telefonischen Entgegennahme von Hinweisen ist, dass ein weiterer Kontakt zum Hinweisgeber meist nicht möglich ist. Der Hinweisgeber steht nicht für eventuelle Rückfragen zur Verfügung.

Ombudsmann

Bei einem Ombudsmann handelt es sich um eine externe Stelle, die mit der Entgegennahme von Meldungen betraut wird. Meist übernehmen Rechtsanwälte diese Aufgabe. Auch hier kann sich der Hinweisgeber nicht zu 100 Prozent sicher sein, dass seine Identität anonym bleibt – schließlich ist der Ombudsmann im Auftrag des Unternehmens tätig. Ein weiterer großer Nachteil ist die Erreichbarkeit. Meist können Ombudspersonen nur während festgelegter Bürozeiten kontaktiert werden.

E-Mail-Postfach

Durch die Einrichtung einer E-Mail-Adresse können Hinweisgeber Meldungen rund um die Uhr kommunizieren. Doch auch hier stellt sich die Frage nach der Wahrung der Identität des Hinweisgebers. Schließlich können E-Mails abgefangen werden und in falsche Hände geraten. Bedacht werden sollte auch, dass die Hinweisabgabe nur der erste Schritt ist. Eine sichere und anonyme Kommunikation für weitere Rückfragen ist bei dieser Lösung nicht möglich.

Um die Hemmschwelle zu senken und um relevante Hinweise zu erhalten, ist es entscheidend, dass die Anonymität des Whistleblowers gewahrt bleibt. Digitale Hinweisgebersysteme sind hierbei die beste Lösung.

Welche Vorteile bieten digitale Hinweisgebersysteme?

Webbasierte Hinweisgebersysteme bieten eine einfache und sichere Form der anonymen Kontaktaufnahme und Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen. Im Folgenden möchten wir Ihnen die wichtigsten Vorteile erläutern:

Anonymität:

Ein digitales Hinweisgebersystem garantiert dem Whistleblower komplette Anonymität. Das schafft Vertrauen und nimmt dem Hinweisgeber die Angst vor möglichen Repressalien. Unternehmen können dadurch mit einem Anstieg relevanter Hinweise rechnen.

Erreichbarkeit:

Ein webbasiertes System ist rund um die Uhr und ortsunabhängig erreichbar. Hinweisgeber können so auch außerhalb von Bürozeiten eine Meldung abgeben.

Rückfragen möglich:

Ein Dialog und Rückfragen sind oftmals für den Erfolg der Untersuchungen entscheidend. Ein digitales Whistleblower-System ermöglicht deshalb eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber und dem Unternehmen.

Dokumentation:

Alle erhaltenen Hinweise und Dialoge werden über das anonyme Hinweisgebersystem zentral und revisionssicher dokumentiert.

Erleichterung des Workflows und Datenanalyse:

Das digitale System erleichtert die Ausarbeitung eines effektiven Workflows für die Überprüfung und Bearbeitung von Hinweisen. Daten zu gemeldeten Fällen können leicht erhoben und ausgewertet werden.

Erhöhen anonyme Meldungen die Gefahr des Missbrauchs?

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie anonyme Meldungen zulassen sollen. Sie befürchten, dass durch anonyme Hinweisgebersysteme die Missbrauchsgefahr steigt. Aktuelle Studien zeigen jedoch, dass der Prozentsatz an Hinweisen, die auf absichtliche Falschmeldungen schließen lassen, durch die Möglichkeit anonymer Meldungen nicht wesentlich steigt. Viel mehr ist zu beobachten, dass der Schutz der Anonymität den Hinweisgebern die Angst vor Repressalien nimmt, wodurch mehr relevante Meldungen abgegeben werden.

Ein großer Nachteil anonymer Meldungen liegt normalerweise darin, dass keine Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen möglich ist. Oftmals ist es dadurch schwierig, die Meldung umfassend aufzuklären, weil zum Beispiel wichtige Informationen fehlen. Ein digitales Hinweisgebersystem vereint die Anonymität des Whistleblowers mit einer sicheren Kommunikationsmöglichkeit und stellt so eine optimale Lösung dar.

Für welche Unternehmen ist ein digitales Hinweisgebersystem sinnvoll?

Wenn es um die Einrichtung von Whistleblower-Systemen geht, sind die Anforderungen an Unternehmen in den letzten Jahren weltweit gestiegen. So sind zum Beispiel in den USA Hinweisgebersysteme, die anonyme Meldungen zulassen, bereits für alle börsennotierten Aktiengesellschaften Pflicht. In Europa gibt es bislang keine einheitliche Lösung – jedoch fordert die nationale Gesetzgebung in den einzelnen Ländern vermehrt die Einführung von Hinweisgebersystemen.

In Deutschland sind bislang nur bestimmte Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgebersystem zu installieren. Dazu zählen unter anderem Finanz- und Kreditinstitute, Wertpapierdienstleistungs- und Versicherungsunternehmen sowie Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz wie Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer.

Grundsätzlich ist ein digitales und anonymes Whistleblower-System für alle Unternehmen sinnvoll, die gesetzlich verpflichtet sind, ein Compliance Management System einzuführen. Insbesondere profitieren aber auch kleinere Unternehmen von diesen digitalen Systemen.

Denn in kleinen Unternehmen oder Wirtschaftsprüfer-Praxen ist dem Schutz der Identität des Hinweisgebers allein schon dadurch Grenzen gesetzt, dass die Mitarbeiteranzahl beziehungsweise die Zahl der mit dem betreffenden Vorgang vertrauten Personen begrenzt ist. Kommt jetzt noch zusätzlich ein Mitarbeiter hinzu, der mit der Entgegennahme und Weiterleitung von Hinweisen betraut wird, steigt das Risiko, dass die Unternehmensleitung Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers ziehen kann. Ein anonymes Hinweisgebersystem leistet hier wertvolle Unterstützung.

Welche Anbieter für digitale Hinweisgebersysteme gibt es?

Webbasierte Hinweisgebersysteme zählen heutzutage sicherlich zu den besten Lösungen, um ein Compliance Management System umzusetzen. Sie haben vor allem den Vorteil, dass die Hinweisgeber aufgrund der technischen Zusicherung ihrer Anonymität eine geringere Hemmschwelle haben, eine Meldung einzureichen.

Es gibt verschiedene Anbieter, die ihr Angebot jedoch meist primär auf die Compliance-Bedürfnisse von Großkonzernen zugeschnitten haben. Für die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen dürften diese Anbieter momentan noch zu teuer sein. Nicht so Vispato! Das digitale Hinweisgebersystem von Vispato richtet sich vor allem an Wirtschaftsprüfer sowie kleine und mittelständische Unternehmen.

Fazit

Die Frage, ob Unternehmen auf ein digitales Hinweisgebersystem setzen sollten, lässt sich ganz eindeutig mit „Ja“ beantworten. Gegenüber den Alternativen bietet es deutliche Vorteile wie ständige, anonyme und ortsunabhängige Erreichbarkeit und Rückfragemöglichkeit. Mitarbeiter können Verstöße sicher, unbürokratisch und vertraulich melden.

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