Dyrektywa UE — wszystko, co musisz wiedzieć

Od czasu wprowadzenia przez UE w 2016 r. słynnego już prawa GDPR nie było ważniejszej zmiany, o której firmy powinny wiedzieć i którą powinny wdrożyć.

Jak możesz się dowiedzieć z infografiki i tego artykułu, dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości:

• Szeroka - Obejmuje miliony firm działających w UE, które mają 50 lub więcej „pracowników".
• Ważna - jest obowiązkowa i egzekwowalna przez prawo. Nieprzestrzeganie jej może prowadzić między innymi do konsekwencji prawnych, grzywien i poważnego uszczerbku na reputacji.
• Pomocne - z drugiej strony, udane wdrożenie może chronić Twoją firmę i pomóc we wprowadzeniu lepszej kultury pracy.

Większość firm zaczyna już wprowadzać zmiany, chcą to zrobić zanim jej przestrzeganie stanie się obowiązkowe. Jak więc wpłynie to na Twoją firmę i co musisz zrobić?

Aby pomóc Ci zrozumieć obowiązki Twojej firmy, przekształciliśmy całą 40-stronicową dyrektywę UE w prostą infografikę i FAQ.

Kliknij tutaj, aby pobrać wersję w wysokiej rozdzielczości

Które organizacje muszą spełnić te wymagania?

Krótka odpowiedź, którą można znaleźć w paragrafie 48 Dyrektywy, brzmi: każde przedsiębiorstwo w państwie członkowskim UE, które zatrudnia 50 lub więcej pracowników, powinno podlegać obowiązkowi ustanowienia wewnętrznych kanałów sprawozdawczych, niezależnie od charakteru ich działalności, w oparciu o obowiązek poboru podatku VAT.

Istnieje jednak kilka ważnych kwestii, które należy wziąć pod uwagę:

1. Pracownik" to nie tylko osoba, która jest bezpośrednio zatrudniona w firmie.

   W rzeczywistości dyrektywa stwierdza, że „ochrona powinna być zatem przyznana również pracownikom pozostającym w niestandardowych stosunkach pracy, w tym pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin, pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy na czas określony, jak również osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę lub pozostającym w stosunku pracy z agencją pracy tymczasowej..." Innymi słowy, jeśli ktoś otrzymuje wynagrodzenie za swój wkład w działalność firmy, niezależnie od jego formalnego statusu zatrudnienia, prawdopodobnie zostanie sklasyfikowany jako "pracownik".

2. Jest to wymagane minimum, ale poszczególne państwa członkowskie UE mogą pójść dalej.

   Ponieważ UE opublikowała te przepisy jako dyrektywę, a nie jako rozporządzenie, to do państw członkowskich UE należy ich transpozycja do prawa krajowego. Dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości wyraźnie stanowi, że państwa członkowskie UE mogą pójść dalej, na przykład wymagać przestrzegania przepisów od przedsiębiorstw zatrudniających mniej niż 50 pracowników, jeśli istnieje „znaczące ryzyko, które może wynikać z ich działalności"

   .
3. Niektóre państwa członkowskie UE zapewnią małym i średnim przedsiębiorstwom więcej czasu na dostosowanie się do przepisów.

   Artykuł 26 dyrektywy stanowi, że każde państwo członkowskie musi wprowadzić ją w życie najpóźniej do dnia 17 grudnia 2021 r. Stanowi on jednak również, że państwa członkowskie nie muszą wprowadzać obowiązku jej stosowania przez przedsiębiorstwa z sektora prywatnego zatrudniające od 50 do 249 pracowników do dnia 17 grudnia 2023 r. Biorąc pod uwagę, że ta swoboda jest nieobowiązkowa, należy sprawdzić konkretne

   przepisy

   krajowe, aby dowiedzieć się, czy mają one zastosowanie.

   Ponadto w niektórych państwach członkowskich obowiązują już przepisy dotyczące informowania o nieprawidłowościach, które obejmują podobne wymogi, jakie określono w dyrektywie w sprawie informowania o nieprawidłowościach. Na przykład we Francji od stycznia 2018 r. w odniesieniu do przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązuje ustawa Soi Sapin II, która zapewnia szeroką ochronę informatorom.

Czy Twoja firma jest objęta krajowymi przepisami dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości?

Jeśli Twoja firma ma siedzibę w UE i zatrudnia ponad 50 "pracowników", to prawie na pewno będziesz objęty nowymi przepisami dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości.

Nawet jeśli tak nie jest, nadal możesz być objęty nowymi przepisami, ponieważ dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości zawiera niejasności dotyczące jej zastosowania do firm spoza UE.

Na przykład, jeśli jesteś firmą spoza UE, ale mimo to masz ponad 50 pracowników i działąsz na terenie UE lub masz ponad 50 pracowników z siedzibą w UE, jest prawdopodobne, że dyrektywa nadal może mieć zastosowanie.

Jakie zarzuty można zgłaszać?

Dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach uprawnia osoby zgłaszające do zgłaszania wszelkich naruszeń prawa UE. W art. 2 dyrektywy jako przykłady wymieniono następujące kategorie:

• Zamówienia publiczne
• Usługi finansowe
• Produkty i rynki
• Zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
• Bezpieczeństwo i zgodność produktów
• Bezpieczeństwo transportu
• Ochrona środowiska
• Ochrona przed promieniowaniem i bezpieczeństwo jądrowe
• Bezpieczeństwo żywności i pasz
• Zdrowie i dobrostan zwierząt
• Zdrowie publiczne
• Ochrona konsumentów
• Ochrona prywatności i danych osobowych
• Bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych
• Unikanie/uchylanie się od podatków od osób prawnych
• Pomoc państwa

Co bardzo ważne, dyrektywa mówi również, że jest to wymagane minimum, a państwa członkowskie mogą rozszerzyć ochronę na podstawie prawa krajowego. Oznacza to, że można uwzględnić również bardziej powszechne problemy firm, takie jak te związane z kadrami i rekrutacją.

Kogo będzie chronić unijna dyrektywa w sprawie zgłaszania nieprawidłowości?

Ta unijna dyrektywa chroni nie tylko pracowników.

Zgodnie z art. 4 chroni ona bardzo szeroki zakres podmiotów sektora publicznego i prywatnego - od osób ubiegających się o pracę, aż po krewnych lub współpracowników „osoby zgłaszającej".

Dyrektywa wyraźnie wymienia następujące osoby jako podlegające ochronie:

• Pracownicy (zatrudnieni lub nie), w tym urzędnicy służby cywilnej.
• Osoby samozatrudnione.
• Akcjonariusze i osoby należące do organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, w tym członkowie niewykonawczy, a także wolontariusze oraz płatni lub bezpłatni stażyści.
• Wszystkie osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.
• Osoby zgłaszające, jeżeli zgłaszają lub publicznie ujawniają informacje o naruszeniach nabyte w ramach stosunku pracy, który już się zakończył.
• Osoby, których stosunek pracy ma się dopiero rozpocząć, w przypadku gdy informacje o naruszeniach uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji przedkontraktowych.
• Osoby ułatwiające zgłaszanie nieprawidłowości.
• Osoby trzecie, które są powiązane z osobami zgłaszającymi i które mogłyby doznać odwetu w kontekście zawodowym, takie jak współpracownicy lub krewni osób zgłaszających.
• Podmioty prawne, których właścicielami są osoby zgłaszające, dla których pracują lub są w inny sposób powiązane w kontekście zawodowym.

Jakie rodzaje ochrony będą przysługiwały osobom zgłaszającym?

Dyrektywa kładzie duży nacisk na ochronę osób zgłaszających przed wszelkimi formami odwetu w miejscu pracy. W rozdziale 6, art. 19 dyrektywy, znajduje się obszerna lista konkretnych środków odwetu, takich jak: degradacja, naruszenie reputacji, negatywna ocena wyników pracy, itp.

Stwierdzono również, że tożsamość osób zgłaszających przypadki naruszenia powinna być chroniona przez cały czas trwania dochodzenia - tj. prawo do anonimowości.

Jeśli chodzi o wsparcie, art. 20 dyrektywy nakazuje państwom członkowskim (niekoniecznie przedsiębiorstwom) zapewnienie pomocy sygnalistom w postaci:

• Kompleksowych i niezależnych informacji i porad na temat dostępnych procedur i środków zaradczych, ochrony przed odwetem oraz praw osoby zainteresowanej, które powinny być łatwo dostępne dla społeczeństwa i bezpłatne.
• Pomoc prawna w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych.
• Możliwość zapewnienia pomocy finansowej i środków wsparcia, w tym wsparcia psychologicznego, dla osób składających doniesienie w ramach postępowania sądowego.

Kiedy te środki ochrony będą miały zastosowanie?

Zgodnie z art. 6 dyrektywy UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości, ochrona ta ma zastosowanie do każdego, kto zgłosił potencjalne naruszenie, pod warunkiem, że osoba ta:

(a) miała uzasadnione podstawy, aby sądzić, że informacje, które zgłosiła, były w danym momencie prawdziwe i że wchodziły w zakres dyrektywy.

oraz (b) zgłosiła to wewnętrznie, zewnętrznie lub poprzez publiczne ujawnienie (w tym do wszelkich właściwych instytucji, organów, urzędów lub agencji).

Ochrona ma również zastosowanie do osób zgłaszających, których tożsamość została ujawniona i którzy doświadczają działań odwetowych.

Jak organizacje powinny traktować raporty?

Zgodnie z artykułem 9 Dyrektywy UE, istnieje kilka zasad, o których organizacje powinny pamiętać przy rozpatrywaniu zgłoszeń wewnętrznych:

• Bezpieczeństwo - Wewnętrzne kanały otrzymywania zgłoszeń powinny być zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób.
• Poufność - Należy chronić tożsamość osoby składającej zgłoszenie oraz wszelkich osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu, a także uniemożliwić dostęp do nich nieupoważnionym pracownikom.
• Potwierdzenie - osoba zgłaszająca powinna otrzymać potwierdzenie otrzymania raportu w ciągu siedmiu dni.
• Bezstronność - Należy wyznaczyć bezstronną osobę lub osoby, odpowiedzialne za kolejne działania. Osoby te mają utrzymywać kontakt z zgłaszającym i w razie potrzeby, prosić o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne.
• Staranność - dochodzenia i działania następcze powinny być prowadzone starannie i z należytą starannością.
• Terminowość - należy wyznaczyć rozsądne ramy czasowe na przekazanie informacji zwrotnej, nie mogą one przekraczać trzech miesięcy od daty potwierdzenia odbioru lub jeżeli osobie zgłaszającej nie przesłano potwierdzenia, trzech miesięcy od upływu siedmiodniowego okresu po dokonaniu zgłoszenia.
• Przejrzystość - należy podać jasne i łatwo dostępne informacje dotyczące procedur zgłaszania uchybień na zewnątrz.
• Dostępność - Zgłaszanie powinno być możliwe w formie pisemnej, ustnej lub w obu tych formach. Zgłaszanie ustne powinno być możliwe przez telefon lub za pomocą innych systemów komunikacji głosowej, a na żądanie osoby zgłaszającej - poprzez fizyczne spotkanie w rozsądnym terminie.
• Ochrona danych - Raporty powinny być przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne i proporcjonalne w celu spełnienia wymogów nałożonych dyrektywą lub w inny sposób wymagane prawem.

Czy osoby zgłaszające przypadki naruszenia muszą korzystać z kanałów wewnętrznych?

Nie. Dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości jasno określa, że sygnaliści mogą zgłaszać problemy wewnętrznie, zewnętrznie lub poprzez publiczne ujawnienie informacji.

W dyrektywie podano następujące definicje dla każdego z tych kanałów:

• Zgłaszaniewewnętrzne oznacza ustne lub pisemne przekazywanie informacji o naruszeniach w ramach podmiotu prawnego w sektorze prywatnym lub publicznym.
• Zgłaszanie zewnętrzne oznacza ustne lub pisemne przekazywanie informacji o naruszeniach właściwym organom.
• Publiczne ujawnianie lub "publiczne ujawnianie " oznacza udostępnianie informacji o naruszeniach w domenie publicznej.

Jak zachować zgodność z Dyrektywą UE

Na pierwszy rzut oka, wymagania nowej Dyrektywy w sprawie zgłaszania uchybień są niezwykle złożone i przytłaczające - szczególnie dla firm bez dedykowanych działów prawnych.

Co więcej, dla milionów firm zatrudniających ponad 50 pracowników zgodność z przepisami będzie obowiązkowa. Czy Ci się to podoba, czy nie, jest to coś, czego nie można zignorować. Ryzyko kar, problemów prawnych, niezgłoszonych wykroczeń i utraty reputacji będzie ciążyć na firmach, które nie przestrzegają przepisów.

Dlatego większość firm zadaje sobie teraz pytanie:

Jaki jest najszybszy, najłatwiejszy, najlepszy i najtańszy sposób na zachowanie zgodności?

Wierzymy, że odpowiedzią jest Vispato.

Vispato jest nowoczesnym, bezpiecznym i anonimowym systemem zgłaszania nieprawidłowości. Jego działanie polega na stworzeniu dedykowanego portalu internetowego dla pracowników i interesariuszy, na którym mogą oni dokonywać anonimowych zgłoszeń. Wszystko, co robisz jako firma, to udostępnienie adresu URL (np. poprzez firmowy intranet, wewnętrzne e-maile, na swojej stronie internetowej, itp.

Jak można zauważyć na naszej infografice i w tym artykule, dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości zawiera mnóstwo wymagań, które należy spełnić. Oto kilka sposobów, w jaki Vispato może pomóc Twojej firmie w osiągnięciu tego celu:

• Anonimowość - Osoby zgłaszające nieprawidłowości są całkowicie anonimowe, rejestracja nie jest wymagana, komunikacja jest szyfrowana, a osoby zgłaszające nieprawidłowości otrzymują uspokajające porady.
• Dostęp dla wszystkich interesariuszy - ze sprawozdawczego portalu może z łatwością korzystać każdy interesariusz firmy - nawet dostawcy, udziałowcy, wykonawcy i inne osoby objęte dyrektywą.
• Bezpieczeństwo - portal posiada wiele warstw zabezpieczeń przed zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Temu zagadnieniu poświęciliśmy całą stronę w naszym serwisie.
• Ochrona danych - dane osób zgłaszających nieprawidłowości są chronione za pomocą kontroli dostępu, która ogranicza możliwość przeglądania zgłoszeń.
• Dostępność 24/7 - Osoby zgłaszające nieprawidłowości mogą informować o problemach i nieprawidłowościach o każdej porze.
• Anonimowe działania następcze - Twoja firma może kontaktować się z osobami zgłaszającymi nieprawidłowości w celu uzyskania dalszych informacji, bez naruszania ich anonimowości.
• Elastyczność - W zależności od rodzaju firmy możesz ustawić dowolny typ kategorii sprawy.
• Opłacalność - Koszt zaledwie 99 euro miesięcznie - niezależnie od liczby użytkowników, sposobu użytkowania czy wielkości firmy, Vispato jest więc bardzo opłacalne dla każdej firmy.
• Konfiguracja i wdrożenie w kilka minut - Niezależnie od wielkości firmy, wszystko może być skonfigurowane i wdrożone niezwykle szybko.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz więcej informacji, zawsze chętnie porozmawiamy.

Należy pamiętać, że żaden z elementów tego artykułu nie powinien być interpretowany jako porada prawna. Pełny dostęp do Dyrektywy UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości jest dostępny tutaj.