Directiva da UE relativa à denúncia de irregularidades - Tudo o que precisa saber

Desde que a UE introduziu a agora infame lei do GDPR em 2016, que não havia uma mudança mais significativa para que as empresas tomassem consciência e a implementassem.

Como poderá verificar no nosso infográfico, e neste artigo, a c de Denúncia de Atos Ilícitos da UE é:

• Ampla - Abrangendo milhões de empresas que operam na UE que têm 50 ou mais "trabalhadores".
• Importante - O seu cumprimento será obrigatório, e aplicável por lei. Entre outras coisas, o não cumprimento poderá levar a consequências legais, multas, e graves danos à reputação.
• Útil - Por outro lado, uma implementação bem sucedida pode proteger a sua empresa e ajudar a incutir uma melhor cultura empresarial.

A maioria das empresas está agora a começar a fazer mudanças antes que o seu cumprimento se torne obrigatório a partir do final de 2021. Assim sendo, qual será o impacto no seu negócio? E o que é que precisa de fazer?

Para o ajudar a compreender as responsabilidades da sua empresa, descodificámos a directiva de denúncia de irregularidades de 40 páginas da UE numa simples infografia e nas Perguntas Frequentes.

Clique aqui para fazer o download da Versão de Alta Resolução

Que empresas precisam de estar em conformidade?

A resposta curta, tal como pode ser encontrada no parágrafo 48 da Directiva, é a de que qualquer empresa num Estado-Membro da UE que tenha 50 ou mais trabalhadores deve estar sujeita à obrigação de estabelecer canais internos de comunicação, independentemente da natureza das suas actividades, com base na sua obrigação de cobrança do IVA.

No entanto, há alguns pontos importantes que devem ser tidos em conta:

1. Um "trabalhador" não é apenas alguém que é directamente empregado pela sua empresa.

   De facto, a Directiva estabelece que "a protecção deve, portanto, ser concedida também aos trabalhadores em relações de trabalho atípicas, incluindo trabalhadores a tempo parcial, trabalhadores com contrato a termo, bem como às pessoas com um contrato de trabalho ou uma relação de trabalho com uma agência de trabalho temporário...". Por outras palavras, se alguém está a ser remunerado pela sua contribuição para a empresa, independentemente do estatuto formal do seu emprego, é provável que seja classificado como "trabalhador".

2. Isto é o mínimo necessário, mas cada Estado-Membro da UE pode ir mais longe.

   Uma vez que foi publicado pela UE como uma directiva e não como um regulamento, cabe aos Estados-Membros da UE transpô-lo para as suas leis nacionais. A c de Denúncias da UE estabelece especificamente que os Estados-Membros da UE podem optar por ir mais longe, por exemplo, exigindo que empresas com menos de 50 trabalhadores estejam em conformidade, se houver "riscos significativos que possam resultar das suas atividades".

3. Alguns Estados-Membros da UE irão conceder mais tempo para que as pequenas e médias empresas se adaptem.

   O artigo 26º da Directiva diz que cada Estado-Membro deve implementá-la até 17 de Dezembro de 2021, o mais tardar. Contudo, também diz que os Estados-Membros não têm de a tornar obrigatória para as empresas do sector privado com entre 50 e 249 trabalhadores até 17 de Dezembro de 2023. Dado que esta margem de manobra é opcional, terá de verificar a legislação nacional em causa para saber se se aplica.

   Além disso, alguns Estados Membros já têm em vigor leis de denúncia de irregularidades que cobrem requisitos semelhantes aos estabelecidos na Directiva da UE sobre a denúncia de irregularidades. Por exemplo, em França, o Soi Sapin II aplica-se a empresas com pelo menos 50 trabalhadores desde Janeiro de 2018 e oferece ampla protecção para os denunciantes.

O seu negócio está protegido pelas normas de denúncia de um país?

Se a sua empresa está sediada na UE e tem mais de 50 "trabalhadores", então quase de certeza que estará protegido por estas novas normas de denúncias.

Mesmo que não seja esse o caso, poderá ainda estar protegido, pois há ambiguidade dentro da Directiva de Denúncias da UE sobre a sua aplicação a empresas fora da UE.

Por exemplo, se você é uma empresa que não pertence à UE, mas ainda tem mais de 50 trabalhadores e uma presença na UE, ou tem mais de 50 trabalhadores sediados na UE, é provável que a Directiva ainda se possa aplicar.

Que alegações podem ser apresentadas?

A c da UE sobre Denúncias habilita os denunciantes a reportarem qualquer violação da lei da UE. O Artigo 2 da Directiva enumera especificamente as seguintes categorias como exemplos:

• Contratos públicos
• Serviços financeiros
• Produtos e mercados
• Prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo
• Segurança e conformidade dos produtos
• Segurança no transporte
• Protecção do ambiente
• Protecção contra as radiações e segurança nuclear
• Segurança alimentar e animal
• Saúde e bem-estar animal
• Saúde Pública
• Proteção ao consumidor
• Protecção da privacidade e dos dados pessoais
• Segurança da rede e dos sistemas de informação
• Fuga/evasão fiscal de empresas
• Apoio estatal

Muito importante é o facto de a directiva dizer também que este é o mínimo exigido e que os Estados-Membros podem alargar ainda mais a protecção ao abrigo da legislação nacional. Isto significa que podem ser incluídas mais preocupações habituais das empresas, tais como as relacionadas com RH e recrutamento.

Quem será protegido pela Directiva da UE relativa à denúncia de irregularidades?

A Directiva da UE relativa à denúncia de irregularidades não protege apenas os trabalhadores.

Pelo contrário, tal como estabelecido no artigo 4.º, abrange um leque muito amplo de intervenientes dos sectores público e privado - desde candidatos a um emprego, até aos familiares ou colegas de uma "pessoa denunciante".

A Directiva enumera especificamente as seguintes pessoas como protegidas:

• Trabalhadores (empregados ou não), incluindo funcionários públicos.
• Trabalhadores por conta própria.
• Accionistas e pessoas pertencentes aos órgãos de administração, gestão ou fiscalização de uma empresa, incluindo membros não executivos, bem como voluntários e estagiários remunerados ou não remunerados.
• Qualquer pessoa que trabalhe sob a supervisão e direcção de empreiteiros, subempreiteiros e fornecedores.
• Pessoas que denunciem ou divulguem publicamente informações sobre violações cometidas numa relação de trabalho que entretanto tenha terminado.
• Qualquer pessoa cuja relação de trabalho ainda não tenha começado nos casos em que tenham sido obtidas informações sobre infracções durante o processo de recrutamento ou outras negociações pré-contratuais.
• Facilitadores de denúncias de irregularidades.
• Terceiros que estejam ligados às pessoas denunciantes e que possam sofrer retaliações num contexto de trabalho, tais como colegas ou parentes das pessoas denunciantes.
• Entidades jurídicas que as pessoas denunciantes detenham, trabalhem para, ou estejam de alguma forma ligadas dentro de um contexto relacionado com o trabalho.

Que género de proteção terão os denunciantes?

A Directiva coloca uma grande ênfase na protecção dos denunciantes contra quaisquer formas de retaliação no local de trabalho. No Capítulo 6, Artigo 19 da Directiva, existe uma extensa lista de medidas específicas de retaliação que estão incluídas, tais como: despromoções, danos à reputação, avaliações negativas de desempenho, etc.

Também se afirma que a identidade dos denunciantes deve ser protegida enquanto estiverem em curso investigações - ou seja, o direito ao anonimato.

Em termos de apoio, o artigo 20º da Directiva instrui os Estados-Membros (não necessariamente as empresas) a prestarem ajuda aos denunciantes sob a forma de

• Informação e aconselhamento abrangentes e independentes, que devem ser facilmente acessíveis ao público e gratuitos, sobre os procedimentos e recursos disponíveis, sobre a protecção contra represálias e sobre os direitos da pessoa em causa.
• Assistência jurídica em processos penais e civis transfronteiriços.
• A opção de providenciar assistência financeira e medidas de apoio, incluindo apoio psicológico, para a denúncia de pessoas no âmbito de processos judiciais.

Em que circunstâncias é que estas protecções se aplicam?

De acordo com o Artigo 6 da Directiva da UE sobre Denúncias, estas protecções aplicam-se a qualquer pessoa que denuncie uma potencial irregularidade, desde que:

(a ) tivesse motivos razoáveis para acreditar que a informação que denunciou era verdadeira naquele momento e que se enquadrava no âmbito da Directiva.

E, (b ) a tenha comunicado internamente, externamente ou através de uma revelação pública (incluindo a quaisquer instituições, órgãos, escritórios ou agências relevantes)

As proteções ainda se apliquem aos denunciantes cujas identidades sejam divulgadas e que sofram retaliações.

Como é que os relatórios devem ser tratados pelas empresas?

De acordo com o Artigo 9 da c de Denúncias da UE, há alguns princípios que as empresas devem ter em atenção ao lidar com relatórios internos:

• Segurança - Os canais internos para receber os relatórios devem ser concebidos, estabelecidos e operados de uma forma segura.
• Confidencialidade - A confidencialidade da identidade da pessoa denunciante e de qualquer terceiro mencionado no relatório deve ser protegida, sendo impedido o acesso a membros não autorizados do pessoal.
• Aviso de recepção - Um aviso de recepção do relatório deve ser feito à pessoa que apresentar o relatório no prazo de sete dias.
• Imparcialidade - Uma pessoa ou departamento imparcial deve ser designado como competente para o acompanhamento dos relatórios. Irá manter a comunicação com o relator e, quando necessário, solicitar-lhe mais informações e partilhar as suas observações.
• Diligência - As investigações e o acompanhamento devem ser realizados de forma diligente, com cuidado e empenho.
• Prazos - Deve haver um prazo razoável para apresentar as reacções, não superior a três meses a contar do aviso de recepção ou, se não tiver sido enviado nenhum aviso de recepção à pessoa que apresenta o relatório, três meses a contar da expiração do período de sete dias após a elaboração do relatório.
• Transparência - Deve ser facultada informação clara e facilmente acessível sobre os procedimentos de notificação externa.
• Acessibilidade - Os relatórios devem ser disponibilizados por escrito, oralmente, ou ambos. A denúncia oral deverá ser possível por telefone ou através de outros sistemas de mensagens de voz, e, a pedido da pessoa denunciante, através de uma reunião física dentro de um prazo razoável.
• Protecção de dados - Os relatórios não devem ser guardados por mais tempo do que o necessário e proporcional, de modo a cumprirem os requisitos impostos pela directiva, ou de outra forma exigida por lei.

Os denunciantes precisam usar os canais internos para as denúncias?

Não. A Directiva da UE relativa à denúncia de irregularidades é clara: os denunciantes podem reportar as suas preocupações a nível interno, externo, ou através da divulgação pública.

As seguintes definições para cada um deles são dadas dentro da Directiva:

• Denúncia interna significa a comunicação oral ou escrita de informações sobre irregularidade no seio de uma entidade legal do sector privado ou público.
• Denúncia externa significa a comunicação oral ou escrita de informações sobre irregularidades às autoridades competentes.
• Divulgação pública ou "revelar publicamente" significa a comunicação de informações sobre irregularidades no domínio público.

Como cumprir a c da UE sobre Denúncias

À primeira vista, os requisitos da nova c sobre Denúncias da UE são extremamente complexos e exigentes - sobretudo para empresas sem departamentos de conformidade.

Além disso, para milhões de empresas com mais de 50 trabalhadores, a conformidade será obrigatória. Por isso, quer goste quer não, isto é algo que não pode ser ignorado. Os riscos de multas, processos legais, infracções não denunciadas e questões de reputação irão ter um peso considerável nas empresas infractoras.

Portanto, a pergunta que a maioria das empresas está agora a fazer a si própria é:

Qual é a forma mais rápida, fácil, melhor e mais rentável de agir em conformidade?

Acreditamos que a resposta é a Vispato.

A Vispato é um sistema moderno, seguro e anónimo de denúncias de irregularidades. Funciona através da criação de um portal online dedicado aos funcionários e partes interessadas para efectuarem denúncias anónimas. Tudo o que terá de fazer enquanto empresa é partilhar o URL (por exemplo, através de uma intranet da empresa, e-mails internos, no seu website, etc.), e responder aos relatórios, se estes forem enviados.

Como poderá ter verificado no nosso infográfico e neste artigo, existem inúmeros requisitos da Directiva da UE sobre Denúncias que devem ser cumpridos. Seguem-se algumas das razões pelas quais a Vispato foi concebida para ajudar a sua empresa a concretizar esse objectivo:

• Anonimato - As denúnicas são totalmente anónimas. Não é necessário registo, a encriptação é integral e é prestado aconselhamento aos denunciantes para os tranquilizar.
• Acessível a todos os intervenientes - O portal de denúncias pode ser facilmente utilizado por qualquer interveniente na empresa - incluindo fornecedores, accionistas, contratantes e indivíduos abrangidos pela Directiva.
• Segurança - Existem vários níveis de segurança contra ameaças internas e externas. Com efeito, dedicamos uma página inteira do nosso site ao assunto aqui.
• Proteção de dados - Os dados dos denunciantes são protegidos com controlos de acesso de utilizadores que restringem quem pode visualizar relatórios de denúncias.
• Disponibilidade 24/7 - Os denunciantes podem reportar problemas, anseios e irregularidade a qualquer hora do dia.
• Acompanhamentos anónimos - A sua empresa pode acompanhar os denunciantes para obter mais informações, sem violar o seu anonimato.
• Flexibilidade - Pode definir qualquer tipo de categoria de caso, dependendo do tipo de empresa em que se encontra.
• Custo-benefício - Por apenas 99 euros/mês - independentemente dos utilizadores, utilização ou tamanho da empresa, a Vispato é altamente vantajosa para qualquer negócio.
• Configuração em minutos, implementação em minutos - Independentemente do tamanho da empresa, tudo pode ser configurado e implementado em toda a sua empresa de forma surpreendentemente rápida.

Tem alguma dúvida ou precisa de mais informações? Estamos sempre disponíveis para o ajudar.

Tenha em atenção que nada neste artigo deve ser interpretado como aconselhamento jurídico. O pleno acesso à Directiva da UE sobre a denúncia de irregularidades está disponível aqui.