Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades: todo lo que debe saber

Desde que la UE introdujo el ya famoso Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en el año 2016, no ha habido un cambio más importante que las empresas deban conocer y aplicar.

Como verás en nuestra infografía y en este artículo, la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades es:

• Amplia - Abarca a millones de empresas que operan en la Unión Europea y que tienen 50 o más "trabajadores".
• Importante: su cumplimiento será obligatorio y exigible por ley. Entre otras cosas, su incumplimiento podría acarrear consecuencias legales, multas y graves daños a la reputación.
• Útil - Por otro lado, una aplicación exitosa puede proteger a su empresa y ayudar a inculcar una mejor cultura empresarial.

La mayoría de las empresas están empezando a hacer cambios antes de que el cumplimiento sea obligatorio a partir de finales de 2021. ¿Cómo afectará a su empresa? ¿Y qué debe hacer?

Para ayudarle a entender las responsabilidades de su empresa, hemos revelado las 40 páginas de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades en una sencilla infografía y en las preguntas más frecuentes.

Haga clic aquí para descargar la versión de alta resolución

¿Qué organizaciones deben cumplir?

La respuesta breve, que se encuentra en el apartado 48 de la Directiva, es que cualquier empresa de un Estado miembro de la Unión Europea que tenga 50 o más trabajadores estará sujeta a la obligación de establecer canales internos de denuncia, independientemente de la naturaleza de sus actividades, en función de su obligación de recaudar el IVA.

Sin embargo, hay algunos puntos importantes que deben tenerse en cuenta:

1. Un "trabajador" no es sólo alguien que está directamente empleado por su empresa.

   De hecho, la Directiva establece que "la protección debe concederse, por tanto, también a los trabajadores con relaciones laborales atípicas, incluidos los trabajadores a tiempo parcial, los trabajadores con contratos de duración determinada, así como las personas con un contrato de trabajo o una relación laboral con una empresa temporal...". En otras palabras, si alguien recibe una remuneración por su contribución a la empresa, independientemente de su situación laboral formal, es probable que se le clasifique como "trabajador".

2. Esto es lo mínimo que se exige, pero cada Estado miembro de la Union Europea puede exigir aún más.

   Dado que la UE lo publicó como una directiva y no como un reglamento, corresponde a los Estados miembros de la Unión Europea incorporarlo a sus legislaciones nacionales. La Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades establece específicamente que los Estados miembros de la UE pueden optar por ir más allá, por ejemplo, exigiendo a las empresas con menos de 50 trabajadores que la cumplan, si existen "riesgos significativos que puedan derivarse de sus actividades".

3. Algunos Estados miembros de la UE darán más tiempo a las pequeñas y medianas empresas para que cumplan la directiva.

   El artículo 26 de la Directiva dice que cada Estado miembro debe ponerla en vigor a más tardar el 17 de diciembre de 2021. Sin embargo, también dice que los Estados miembros no tienen que hacerla obligatoria para las empresas del sector privado con entre 50 y 249 trabajadores hasta el 17 de diciembre de 2023. Dado que este margen de maniobra es opcional, tendrá que comprobar la legislación nacional específica para saber si se aplica.

   Además, algunos Estados miembros ya tienen en vigor leyes sobre la denuncia de irregularidades que cubren requisitos similares a los establecidos en la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades. Por ejemplo, en Francia la Ley Sapin II se aplica a las empresas de al menos 50 trabajadores desde enero de 2018 y cuenta con amplias protecciones para los denunciantes.

¿Su empresa se rige por la normativa de un país en materia de denuncia de irregularidades?

Si su empresa tiene su sede en la Unión Europea y cuenta con más de 50 "trabajadores", es casi seguro que esté regida por estas nuevas normas sobre denuncia de irregularidades.

Incluso si no es el caso, puede estar regido, ya que hay ambigüedad en la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades en cuanto a su aplicación a las empresas de fuera de la Unión Europea.

Por ejemplo, si usted es una empresa que no pertenece a la Unión Europea, pero tiene más de 50 trabajadores y tiene actividades en la UE, o tiene más de 50 trabajadores establecidos en la UE, es probable que la Directiva pueda aplicarse igualmente.

¿Qué tipo denuncias se pueden presentar?

La Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades faculta a los denunciantes a informar sobre cualquier infracción de la legislación de la Unión Europea. El artículo 2 de la Directiva enumera específicamente las siguientes categorías como ejemplos:

• Contratación pública.
• Servicios financieros.
• Productos y mercados.
• Prevención del lavado de dinero y de la financiación del terrorismo.
• Seguridad y cumplimiento de productos.
• Seguridad del transporte.
• Protección del medio ambiente.
• Protección contra las radiaciones y seguridad nuclear.
• Seguridad de los alimentos y los concentrados.
• Salud y bienestar de los animales.
• Salud pública.
• Protección al consumidor.
• Protección de la privacidad y los datos personales.
• Seguridad de las redes y los sistemas de información.
• Elusión/evasión del impuesto de sociedades.
• Ayudas estatales.

Y lo que es más importante, la Directiva también dice que este es el mínimo exigido y que los Estados miembros pueden ampliar la protección en su legislación nacional. Esto significa que también podrían incluirse otras preocupaciones comunes de las empresas, como las relacionadas de recursos humanos y la contratación.

¿Quién estará protegido por la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades?

La Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades no sólo protege a los trabajadores.

Por el contrario, tal y como se establece en el artículo 4, abarca un amplio abanico de partes interesadas del sector público y privado, desde los solicitantes de empleo hasta los familiares o compañeros del "denunciante".

La Directiva enumera específicamente a las siguientes personas como protegidas

• Los trabajadores (empleado o similar), incluidos los funcionarios.
• Los trabajadores por cuenta propia.
• Accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, así como los voluntarios y los becarios remunerados o no.
• Cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Las personas que informen o divulguen públicamente información sobre infracciones adquiridas en una relación laboral que haya finalizado.
• Cualquier persona cuya vinculación con la empresa aún no haya comenzado, en caso de que la información sobre las infracciones se haya obtenido durante el proceso de contratación u otras negociaciones precontractuales.
• Facilitadores de la denuncia.
• Terceras personas relacionadas con los denunciantes y que podrían sufrir represalias en un contexto laboral, como colegas o familiares de los denunciantes.
• Personas jurídicas de las que los denunciantes sean propietarios, trabajen o estén vinculados de otro modo en un contexto laboral.

¿Qué tipo de protección tendrán los denunciantes?

La Directiva hace gran énfasis en proteger a los denunciantes de cualquier forma de represalia en el lugar de trabajo. En el capítulo 6, artículo 19 de la Directiva, hay una amplia lista de medidas específicas de represalia que se incluyen como: descensos de categoría, daño a la reputación, evaluaciones negativas del rendimiento, etc.

También se establece que la identidad de los denunciantes debe protegerse mientras las investigaciones estén en curso, es decir, el derecho al anonimato.

En cuanto a la asistencia, el artículo 20 de la Directiva encarga a los Estados miembros (no necesariamente a las empresas) que proporcionen ayuda a los denunciantes en forma de:

• Información y asesoramiento completos e independientes, que deben ser de fácil acceso al público y gratuitos, y acerca de los procedimientos y recursos disponibles, sobre la protección contra las represalias y sobre los derechos de la persona afectada.
• Asistencia jurídica en los procedimientos penales y civiles transfronterizos.
• La posibilidad de brindar asistencia financiera y medidas de apoyo, incluido el apoyo psicológico, a los denunciantes en el marco de los procedimientos judiciales.

¿Cuándo aplican estas protecciones?

Según el artículo 6 de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, estas protecciones se aplican a cualquier persona que denuncie una posible infracción, siempre que,

(a) tenga motivos razonables para considerar que la información que comunicó era cierta en ese momento y que entraba en el ámbito de aplicación de la Directiva.

Y, (b ) que la hayan comunicado internamente, externamente o a través de divulgación pública (incluyendo a cualquier institución, organismo, oficina o agencia pertinente)

Las protecciones se siguen aplicando a los denunciantes cuya identidad se ha filtrado y que sufren represalias.

¿De qué manera las organizaciones deben gestionar las denuncias?

De acuerdo con el artículo 9 de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, hay algunos principios que las organizaciones deben tener en cuenta a la hora de gestionar las denuncias internas:

• Seguridad - Los canales internos para la recepción de las denuncias deben diseñarse, establecerse y funcionar de forma segura.
• Confidencialidad - Debe protegerse la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia, impidiendo el acceso a los miembros del personal no autorizados.
• Acuse de recibo - El denunciante debe recibir un acuse de recibo de la denuncia en un plazo de siete días.
• Imparcialidad - Debe designarse a una persona o departamento imparcial como competente para el seguimiento de las denuncias de irregularidades. Mantendrá la comunicación con el denunciante y, cuando sea necesario, pedirá más información al denunciante y le proporcionará información.
• Diligencia - Las investigaciones y el seguimiento deben llevarse a cabo con diligencia y esfuerzo razonables.
• Oportunidad - Debe haber un plazo razonable para proporcionar información, que no exceda los tres meses desde el acuse de recibo o, si no se ha enviado ningún acuse de recibo al denunciante, tres meses después de la expiración del período de siete días, posterior a la declaración de la denuncia.
• Claridad - Debe proporcionarse información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia externa.
• Accesibilidad - La denuncia debe poder hacerse por escrito, oralmente o de ambas formas. La denuncia oral debe ser posible por teléfono o a través de otros sistemas de mensajería de voz y, a petición del denunciante, mediante una reunión física en un plazo razonable.
• Protección de datos - Los informes no deben almacenarse más tiempo del que sea necesario y proporcionado para cumplir los requisitos impuestos por la Directiva, o del que se requiera legalmente.

¿Es necesario que los denunciantes utilicen los canales internos para reportar?

No. La Directiva de la Unión Europea sobre la denuncia de irregularidades deja claro que los denunciantes pueden informar de sus preocupaciones a nivel interno, externo o a través de la divulgación pública.

En la Directiva se dan las siguientes definiciones para cada una de ellas:

• La denuncia interna es la comunicación oral o escrita sobre infracciones dentro de una entidad jurídica del sector privado o público.
• La denuncia externa: la comunicación oral o escrita sobre infracciones a las autoridades competentes.
• Divulgación pública o "divulgar públicamente": la puesta a disposición del público de la información sobre infracciones.

¿Cómo cumplir la Directiva de la Unión Europea sobre la denuncia de irregularidades?

A primera vista, los requisitos de la nueva Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades son increíblemente complejos y abrumadores, sobre todo para las empresas que no cuentan con departamentos de cumplimiento.

Además, para millones de empresas con más de 50 trabajadores, su cumplimiento será obligatorio. Así que, le guste o no, es algo que no se puede ignorar. Los riesgos de multas, problemas legales, infracciones no denunciadas y problemas de reputación pesarán mucho sobre las empresas que no cumplan.

Así que la pregunta que la mayoría de las empresas se hacen ahora es:

¿Cuál es la forma más rápida, fácil, mejor y más rentable de cumplir la directiva?

Creemos que la respuesta es Vispato.

Vispato es un sistema de denuncia innovador, seguro y anónimo. Funciona mediante la creación de un portal en línea específico para que los empleados y las partes interesadas realicen denuncias anónimas. Todo lo que usted hace como empresa es compartir la URL (por ejemplo, a través de una intranet empresarial, correos electrónicos internos, en su sitio web, etc.), y responder a las denuncias, en caso de que lleguen.

Como habrá visto en nuestra infografía y en este artículo, hay numerosos requisitos de la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades que deben cumplirse. Estas son algunas de las formas en las que Vispato está diseñado para ayudar a su empresa a hacerlo:

• Anonimato - Los denunciantes son completamente anónimos. No es necesario registrarse, hay cifrado de extremo a extremo y se brinda asesoramiento a los denunciantes para tranquilizarlos.
• Accesible para todas las partes interesadas - el portal de denuncias puede ser utilizado fácilmente por cualquier parte interesada de la empresa, incluso por proveedores, accionistas, contratistas y personas cubiertas por la Directiva.
• Seguro - Hay múltiples capas de seguridad contra las amenazas internas y externas. De hecho, hemos dedicado una página entera de nuestro sitio web a este tema.
• Protección de datos - Los datos de los denunciantes están protegidos con controles de acceso de los usuarios que restringen quién puede ver los reportes de denuncia.
• Disponibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana: los denunciantes pueden reportar sus preocupaciones y las irregularidades cometidas en cualquier momento del día.
• Seguimiento anónimo - Su empresa puede hacer un seguimiento de los denunciantes para obtener más información, sin violar su anonimato.
• Flexibilidad - Puede establecer cualquier tipo de categoría de caso, en función del tipo de empresa que sea.
• Rentabilidad - Por sólo 99 euros mensuales, sin importar el número de usuarios, el uso o el tamaño de la empresa, Vispato es muy rentable para cualquier negocio.
• Configuración en minutos, implementación en minutos - Independientemente del tamaño de la empresa, todo puede ser configurado e implementado en su organización increíblemente rápido.

¿Tiene alguna pregunta o necesita más información? Estaremos encantados de hablar con usted.

Por favor, tenga en cuenta que este artículo no debe interpretarse como una asesoría jurídica. El acceso completo a la Directiva de la Unión Europea sobre la denuncia de irregularidades está disponible aquí.